Executive Assistant

L’utilisation du masculin à pour but d’alléger le texte

Venez faire votre différence dans les communautés à travers le Canada, où l'authenticité, la confiance et l'établissement de liens sont valorisés - alors que nous façonnons l'avenir du commerce de détail au Canada, ensemble. Notre position unique en tant que l'un des plus grands employeurs du pays, celle associée à notre engagement à avoir un impact positif sur la vie de tous les Canadiens, viens offrir à nos collègues une gamme d'opportunités et d'expériences pour aider les Canadiens à Vivre Bien, Vivre Pleinement.

Chez Les Compagnies Loblaw Limitée, nous réussissons grâce à la collaboration, à l'engagement et nous plaçons la barre haute pour nous-mêmes et ceux qui nous entourent. Que vous débutiez votre carrière, que vous réintégriez le marché du travail ou que vous recherchiez un nouvel emploi, votre place est avec nous.

Executive Assistant

Why is this role important:

The Executive Assistant will be responsible for providing administrative support to the Group Chief Risk Officer (and their delegates as assigned), while also supporting the day-to-day operations of the Risk Advisory team. The EA is expected to be present at our separate office locations in Brampton, Yonge & Saint Clair or Bathurst and Lakeshore depending on the day with 4 days mandatory in the office.

What you’ll do:

· Act as a key administrative point of contact for internal and external stakeholders on behalf of the Group CRO, which will include interaction across our full group of companies (including Loblaw and its subsidiaries, George Weston Limited, and Choice Properties)

· Actively manage the calendar for the Group CRO (and their delegates as assigned), working with other EAs and other stakeholders as necessary to coordinate meeting times and locations as needed

· Screen and prioritize incoming meeting requests to ensure Group CRO’s calendar appropriately prioritizes meetings and ensures that meetings at the different offices are arranged appropriately

· Proactively anticipate issues with meeting and/or meeting location conflicts, raising these to the Group CRO as early as possible to agree on priorities and resolutions before these conflicts occur

· Prepare the Group CRO for meetings by compiling pre-reads and briefing notes as required

· Ensure all meetings have appropriate meeting rooms & dial-in capability, and help to set up Teams calls so meetings can start on time

· With input from leadership, coordinate logistics for Risk Advisory internal meetings and events, including annual offsite and quarterly team meetings

· As assigned, track follow-ups and actions arising from internal meetings to ensure timely completion

· Maintain and clearly communicate key Risk Advisory governance calendars (committees, reporting cycles, etc.)

· Manage infrequent travel for the Group CRO (and their delegates as assigned)

· Manage expense report compilation for the Group CRO’s approval and submission

· Manage contracting, invoicing and payments for our Risk Advisory group across mandates and entities, including perpetual maintenance of contractor/SOW information in Fieldglass and active monitoring of status

· Proactively provide monthly status to Risk Advisory leadership on status of all open and upcoming statements of work, invoices and payments

· Proactively provide periodic status to Risk Advisory leadership on budget-to-actual administrative spend based on period reports from Finance

· Manage and coordinate quarterly Management Risk and Compliance Committee meeting on behalf of the President, including materials and agenda compilation, distribution, and meeting minutes

· Support onboarding and offboarding processes for Risk Advisory staff (access, systems, equipment, notifications)

· Maintain up-to-date team distribution lists, org charts, and contact lists

· Maintain shared team sites (e.g., SharePoint/Teams) and ensure materials are current

· Occasional coordination support for other EAs on company-wide events

· Ad hoc administrative support as required and proactively to add value and simplify workflows based on real and anticipated group needs

What you’ll need:

· Minimum 4 years previous experience in an Administrative Assistant role

· Advanced computer skills - Word, Excel, PowerPoint, Outlook

· Superior organizational and time management skills

· Strong communication and business writing skills

· Ability to work in a highly organized manner where detail, accuracy, urgency and confidentiality are critical

· Ability to proactively manage calendar and special projects as assigned

· Demonstrated ability to work effectively in a multi-faceted environment, and juggle multiple priorities

· High level of professionalism and the ability to deal effectively with all levels in the organization to get things done quickly and accurately

· Strong work ethic and a team player

· Excellent interpersonal skills

· Anticipate business and client service needs, demonstrating resourcefulness and critical thinking

Notre engagement envers la durabilité et l'impact social est un élément essentiel de notre façon de faire des affaires. Nous concentrons notre attention sur les domaines où nous pouvons avoir le plus grand impact. Notre approche de la durabilité et de l'impact social repose sur trois piliers - l'environnement, l'approvisionnement et la communauté.  Nous recherchons constamment des moyens de faire preuve de leadership dans ces domaines importants. Nos valeurs ÊTRE – Engagement, Tient à coeur, Respect et Excellence – guident toutes nos prises de décision et prennent vie à travers notre culture bleue. Nous offrons à nos collègues des carrières progressives, une formation complète, de la flexibilité ainsi que les nombreux avantages compétitifs - voici quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles nous sommes classés au palmarès des meilleurs employeurs du Canada, au palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada, au palmarès des employeurs les plus verts au Canada et au palmarès des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada.

Si vous ne savez pas si votre expérience correspond à toutes les exigences ci-dessus, nous vous encourageons à postuler quand même. Nous recherchons des perspectives de candidatures variées, qui incluent des expériences diverses que nous pouvons ajouter à notre équipe.

Nous nous concentrons depuis longtemps sur la diversité, l'équité et l'inclusion, car nous savons que cela fera de notre entreprise un meilleur lieu de travail et de magasinage. Nous nous engageons à créer des environnements accessibles pour nos collègues, candidats et clients. Les demandes d'aménagement en raison d'un handicap (qui peut être visible ou pas, temporaire ou permanent) peuvent être faites à n'importe quel stade de la demande et de l'emploi. Nous encourageons les candidats à faire connaître leurs besoins en matière d'accommodation afin que nous puissions offrir des opportunités équitables.
 
Veuillez noter:
Les candidats âgés de 18 ans ou plus doivent effectuer une vérification des antécédents criminels. Les détails seront fournis lors du processus d’embauche.

Hiring Range / Échelle salariale à l’embauche :

$68,000.00 - $93,500.00 / 68.000,00$ - 93.500,00$ (per year / par an)

A candidate’s experience and knowledge as well as the geographical region in which the position is located may be factored into the pay a candidate receives for this position. This posting is for an existing vacancy. The Company uses artificial intelligence for the purpose of screening, assessing and/or selecting applicants for this position. / L’expérience et les connaissances d’un candidat ainsi que la région géographique dans laquelle le poste est situé peuvent être prises en compte dans la rémunération qu’un candidat reçoit pour ce poste. Cette offre d’emploi concerne un poste vacant existant. L’entreprise utilise l’intelligence artificielle dans le but de filtrer, d’évaluer et/ou de sélectionner les candidats à ce poste.

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