Gestionnaire, administration des baux (bilingue)

L’utilisation du masculin à pour but d’alléger le texte

Venez faire votre différence dans les communautés à travers le Canada, où l'authenticité, la confiance et l'établissement de liens sont valorisés - alors que nous façonnons l'avenir du commerce de détail au Canada, ensemble. Notre position unique en tant que l'un des plus grands employeurs du pays, celle associée à notre engagement à avoir un impact positif sur la vie de tous les Canadiens, viens offrir à nos collègues une gamme d'opportunités et d'expériences pour aider les Canadiens à Vivre Bien, Vivre Pleinement.

Chez Les Compagnies Loblaw Limitée, nous réussissons grâce à la collaboration, à l'engagement et nous plaçons la barre haute pour nous-mêmes et ceux qui nous entourent. Que vous débutiez votre carrière, que vous réintégriez le marché du travail ou que vous recherchiez un nouvel emploi, votre place est avec nous.

GENERAL SUMMARY

Responsible for supervising department staff, managing team member workloads, training, and ensuring data integrity within the Lease Administration system, while overseeing the day-to-day administration of all operating retail store properties for Eastern Canada. This role ensures full Landlord/Tenant compliance with lease provisions and acts as the Company’s primary representative in communications with Landlords on all lease-related matters, including correspondence, negotiations, renewals, landlord consents, seasonal programs, and the review and audit of common area and occupancy cost billing to minimize overall Occupancy Costs.

ACCOUNTABILITIES

Internal and External Relations

• Manage, supervise, coach, and train individual banner Lease Administrators in the administration of their respective portfolios, including monitoring lease provisions, negotiating with landlords, reviewing landlord cost statements, and addressing site maintenance and operational issues
• Act as a senior escalation point for complex landlord matters, disputes, and negotiations to ensure equitable and lease-compliant resolutions
• Liaise with internal stakeholders including Construction, Operations, Maintenance, Legal, Finance, Planning, and Real Estate to address landlord issues, ensure compliance with lease terms, and support ongoing property operations
• Establish, maintain, and continuously improve procedures for updating and managing data within the Lease Administration system, providing training and support to all users

Data Integrity & Documentation

• Prepare, review, and provide all necessary documentation required under lease provisions, including estoppel certificates, landlord consents, renewal documentation, and correspondence, ensuring accuracy through collaboration with Operations, Construction, Accounting, and Legal
• Oversee and maintain the integrity of the Lease Administration database to ensure accurate reporting, compliance tracking, and decision-making support for Senior Management
• Provide lease interpretations, reporting, and analytical support to Operating Divisions and Senior Leadership as required

Financial Review, Audits & Negotiations

• Oversee the review and negotiation of landlord cost statements including base rent, percentage rent, CAM, taxes, utilities, and other occupancy charges, ensuring appropriate cost allocation in accordance with lease provisions
• Perform and supervise common area maintenance and tax desk audits, including in-depth and on-site audits when required
• Lead negotiations and issue correspondence with landlords, government officials, and internal stakeholders to resolve financial, operational, and compliance matters

Lease Administration & Special Programs

• Monitor and ensure the timely renewal of all leases, acting as the conduit between Operations, Real Estate representatives, landlords, and senior leadership
• Administer and oversee retail seasonal programs (e.g., garden centres), including landlord negotiations and coordination of municipal approvals with Planning departments
• Ensure landlord approvals and consents are obtained in accordance with lease requirements for operational, construction, and seasonal initiatives

Management of Business Processes

• Analyze existing workflows and implement continuous process improvements across all areas of Lease Administration
• Ensure consistent application of best practices, policies, and procedures across all banners and portfolios
• Provide leadership oversight to ensure workload balance, compliance deadlines, and service standards are met

JOB SPECIFICATIONS

Required Core Capabilities

• Leadership - Ability to inspire, coach, and develop team members to achieve company objectives through effective communication, active listening, and operational leadership.
• Business Knowledge & Technical Expertise - Strong expertise in lease administration, lease auditing, and general accounting principles, combined with organizational agility and functional technical skills.
• Critical Thinking - Demonstrates strong analytical, problem-solving, and decision-making skills with a focus on financial impact and operational efficiency.
• Planning & Organization- Highly developed planning, prioritization, and time management skills to manage multiple portfolios, deadlines, and competing priorities.
• Customer Focus- Dedicated to building strong internal and external relationships, fostering trust, and delivering responsive, solution-oriented service.
• Judgement & Decision Making - Ability to assess risk, interpret lease provisions, and recommend sound courses of action aligned with business objectives.
• Process Improvement - Demonstrates perseverance and discipline in identifying and implementing more efficient and effective business processes.
• Communication - Exceptional written and verbal communication skills, including correspondence, reporting, presentations, and conflict resolution.
• Business Acumen / Organizational Awareness- Strong understanding of the broader business environment, market dynamics, and organizational priorities, with the ability to anticipate and respond to change.
• Teamwork / Relationship Building - Proven ability to collaborate cross-functionally and build strong, productive working relationships.

Knowledge Required

• University or College Degree or equivalent designation in a related discipline
• Strong knowledge of Lease Administration, Lease Auditing, and general accounting principles

• Fully bilingual in written and spoken French
• Excellent communication, negotiation, and interpersonal skills
• Strong organizational, prioritization, and documentation skills
• Proven ability to train, coach, and develop team members
• Advanced proficiency in software applications related to lease administration and reporting
• Three to five years of progressive experience managing a diverse real property portfolio, including both technical lease administration and people-management

SOMMAIRE GÉNÉRAL

Responsable de la supervision du personnel de département, de la gestion des charges de travail des membres de l’équipe, de la formation et d’assurer l’intégrité des données dans le système de gestion des baux, tout en supervisant quotidiennement l’administration de tous les sites web des bannières de détail en exploitation pour l’est du Canada. Le titulaire de ce poste veille au respect des dispositions du bail par le propriétaire et le locataire et agit à titre de représentant principal de la société dans les communications avec les propriétaires sur toutes les questions liées au bail, y compris la correspondance, les négociations, les renouvellements, le consentement du propriétaire, les programmes saisonniers, ainsi que l’examen et la vérification des coûts de facturation des zones communes et d’occupation afin de minimiser les coûts d’occupation globaux.

RESPONSABILITÉS

Relations internes et externes

• Gérer, superviser, encadrer et former les gestionnaires des baux de chaque bannière dans la gestion de leurs portefeuilles respectifs, y compris la surveillance des dispositions du bail, la négociation avec les propriétaires, l’examen de la facturation du propriétaire et la résolution des problèmes d’exploitation et d’entretien du site.
• Agir à titre de personne-ressource principale pour les questions complexes, les différends et les négociations avec les propriétaires afin d’assurer des résolutions équitables et conformes aux baux.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes, y compris les équipes de construction, d’exploitation, d’entretien, des services juridiques, des finances, de la planification et de l’immobilier pour résoudre les problèmes liés aux propriétaires, assurer la conformité aux dispositions de bail et soutenir l’exploitation immobilière en cours.
• Établir, maintenir et améliorer continuellement les procédures de mise à jour et de gestion des données dans le système de gestion des baux, en offrant des formations et du soutien à tous les utilisateurs.

Intégrité des données et documentation

• Préparer, passer en revue et fournir tous les documents nécessaires requis en vertu des dispositions du bail, y compris les attestations pour préclusion, les consentements du propriétaire, la documentation de renouvellement et la correspondance, afin d’assurer l’exactitude grâce à la collaboration avec les équipes d’exploitation, de construction, de comptabilité et des services juridiques.
• Superviser et maintenir l’intégrité de la base de données de la gestion des baux afin d’assurer l’exactitude des rapports, le suivi de la conformité et le soutien à la prise de décision pour la haute direction.
• Fournir des interprétations de baux, des rapports et un soutien analytique aux divisions d’exploitation et à la haute direction, au besoin.

Revue financière, vérifications et négociations

• Superviser l’examen et la négociation des états des coûts du propriétaire, y compris le loyer de base, le pourcentage de loyer, la gestion des comptes clients, les taxes, les services publics et les autres frais d’occupation, en assurant l’allocation appropriée des coûts conformément aux dispositions du bail.
• Effectuer et superviser l’entretien des aires communes et les vérifications du bureau des taxes, y compris les vérifications approfondies et sur place, au besoin.
• Diriger les négociations et émettre la correspondance avec les propriétaires, les représentants du gouvernement et les parties prenantes internes pour résoudre les questions financières, d’exploitation et de conformité.

Gestion des baux et programmes spéciaux

• Surveiller et assurer le renouvellement opportun de tous les baux, en agissant comme intermédiaire entre l’équipe d’exploitation, les représentants de l’immobilier, les propriétaires et la haute direction.
• Gérer et superviser les programmes saisonniers de détail (p. ex., les centres de jardinage), y compris les négociations avec les propriétaires et la coordination des approbations municipales avec les services de planification.
• S’assurer que les approbations et les consentements des propriétaires sont obtenus conformément aux exigences du bail pour les initiatives d’exploitation, de construction et saisonnières.

Gestion des processus d’affaires

• Analyser les flux de travail existants et mettre en œuvre des améliorations constantes des processus dans tous les secteurs de gestion des baux.
• Assurer l’application uniforme des pratiques exemplaires, des politiques et des procédures dans toutes les bannières et tous les portefeuilles.
• Assurer la supervision de la direction pour s’assurer que l’équilibre de la charge de travail, les échéances de conformité et les normes de service sont respectés.

DÉTAILS DU POSTE

Compétences fondamentales requises

• Leadership - Capacité à inspirer, encadrer et perfectionner les membres de l’équipe pour atteindre les objectifs de l’entreprise à l’aide d’une communication efficace, d’une écoute active et d’un leadership fonctionnel.
• Connaissance des affaires et expertise technique - Solide expertise en gestion des baux, en vérification des baux et en principes de comptabilité généraux, combinée à une agilité organisationnelle et à des compétences techniques fonctionnelles.
• Pensée critique- Démontre de solides compétences en analyse, en résolution de problèmes et en prise de décision, en mettant l’accent sur l’impact financier et l’efficacité opérationnelle.
• Planification et organisation- Compétences élevées en planification, en établissement des priorités et en gestion du temps pour gérer plusieurs portefeuilles, échéances et priorités concurrentes.
• Accent client -Dévoué à établir de solides relations internes et externes, en favorisant la confiance et en offrant un service réceptif et axé sur les solutions.
• Jugement et prise de décision -Capacité à évaluer le risque, à interpréter les dispositions de baux et à recommander des mesures judicieuses, conformes aux objectifs d’affaires.
• Amélioration aux processus -Démontre de la persévérance et de la discipline dans l’identification et la mise en œuvre de processus d’affaires plus efficients et plus efficaces.
• Communication - Aptitudes exceptionnelles pour la communication écrite et orale, y compris la correspondance, la production de rapports, les présentations et la résolution de conflits.
• Sens des affaires et connaissance organisationnelle - Solide compréhension de l’environnement d’affaires au sens large, des dynamiques de marché et des priorités organisationnelles, avec la capacité d’anticiper et de réagir au changement.
• Travail d’équipe et création de relations -Capacité éprouvée à collaborer de manière interfonctionnelle et à établir des relations de travail solides et productives.

Connaissances requises

• Diplôme universitaire ou collégial ou titre équivalent dans une discipline connexe
• Connaissance approfondie en administration de baux, en vérification de baux et en principes de comptabilité généraux

• Entièrement bilingue en français et en anglais, tant en l’oral qu’à l’écrit
• Excellentes aptitudes pour la communication, la négociation et les relations interpersonnelles
• Solides compétences en organisation, en établissement des priorités et en documentation
• Capacité éprouvée à former, encadrer et perfectionner des membres de l’équipe
• Maîtrise avancée des applications logicielles liées à la gestion des baux et à la production de rapports

• De trois à cinq ans d’expérience progressive dans la gestion d’un portefeuille de biens immobiliers diversifié, y compris une spécialisation en matière de gestion des baux et des responsabilités en matière de gestion du personnel

Notre engagement envers la durabilité et l'impact social est un élément essentiel de notre façon de faire des affaires. Nous concentrons notre attention sur les domaines où nous pouvons avoir le plus grand impact. Notre approche de la durabilité et de l'impact social repose sur trois piliers - l'environnement, l'approvisionnement et la communauté.  Nous recherchons constamment des moyens de faire preuve de leadership dans ces domaines importants. Nos valeurs ÊTRE – Engagement, Tient à coeur, Respect et Excellence – guident toutes nos prises de décision et prennent vie à travers notre culture bleue. Nous offrons à nos collègues des carrières progressives, une formation complète, de la flexibilité ainsi que les nombreux avantages compétitifs - voici quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles nous sommes classés au palmarès des meilleurs employeurs du Canada, au palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada, au palmarès des employeurs les plus verts au Canada et au palmarès des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada.

Si vous ne savez pas si votre expérience correspond à toutes les exigences ci-dessus, nous vous encourageons à postuler quand même. Nous recherchons des perspectives de candidatures variées, qui incluent des expériences diverses que nous pouvons ajouter à notre équipe.

Nous nous concentrons depuis longtemps sur la diversité, l'équité et l'inclusion, car nous savons que cela fera de notre entreprise un meilleur lieu de travail et de magasinage. Nous nous engageons à créer des environnements accessibles pour nos collègues, candidats et clients. Les demandes d'aménagement en raison d'un handicap (qui peut être visible ou pas, temporaire ou permanent) peuvent être faites à n'importe quel stade de la demande et de l'emploi. Nous encourageons les candidats à faire connaître leurs besoins en matière d'accommodation afin que nous puissions offrir des opportunités équitables.
 
Veuillez noter:
Les candidats âgés de 18 ans ou plus doivent effectuer une vérification des antécédents criminels. Les détails seront fournis lors du processus d’embauche.

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