Senior Executive Assistant

L’utilisation du masculin à pour but d’alléger le texte

Venez faire votre différence dans les communautés à travers le Canada, où l'authenticité, la confiance et l'établissement de liens sont valorisés - alors que nous façonnons l'avenir du commerce de détail au Canada, ensemble. Notre position unique en tant que l'un des plus grands employeurs du pays, celle associée à notre engagement à avoir un impact positif sur la vie de tous les Canadiens, viens offrir à nos collègues une gamme d'opportunités et d'expériences pour aider les Canadiens à Vivre Bien, Vivre Pleinement.

Chez Les Compagnies Loblaw Limitée, nous réussissons grâce à la collaboration, à l'engagement et nous plaçons la barre haute pour nous-mêmes et ceux qui nous entourent. Que vous débutiez votre carrière, que vous réintégriez le marché du travail ou que vous recherchiez un nouvel emploi, votre place est avec nous.

Seeking a seasoned Senior Executive Assistant to support two executives - Chief Sourcing Officer and Vice President, Fresh Procurement, of Loblaw Companies Limited. To be successful in this role the candidate must possess a high degree of professionalism, exceptional organizational and planning skills, the ability to manage multiple priorities, a keen attention to detail, and the ability to build and maintain effective relationships at various levels across the organization.

The role will include assisting the Chief Sourcing Officer and Vice President, Fresh Procurement and the team with certain administrative initiatives, project coordination, developing agendas, project plans and documents . This role requires a high level of anticipation, attention to detail, judgement, confidentiality and problem solving.

Responsibilities:

• Complete a broad variety of administrative tasks for executives including calendar and email management, event planning, travel arrangements, expense reports, preparing, and/or modifying correspondence, materials and agendas, and work on special projects/assignments as required.
• Typically performs a variety of routine office duties involving record and file maintenance, meeting/travel arrangements, planning and execution of on or offsite meetings, processing expense reports, department and company event planning (e.g. off sites, team building, group meetings, holiday party)
• Assists with overall management of the office including and not limited to ordering supplies, communicate repair and maintenance requests, forward and process invoices for payment and handle office vendor partnerships.
• Handle daily calendar including scheduling of meetings, appointments and booking all travel arrangements (local, national and international).
• Use professional judgment to screen, prioritize and determine actions for incoming inquires.
• Function autonomously, exercise discretion and judgment, and works independently on a variety of complex and diversified assignments and special projects.
• Handle highly sensitive and confidential matters as part of daily administrative duties.
• Assess priorities for each leader on a daily/ weekly basis and use good judgement and make reasonable determinations of which tasks should take priority over others.
• Support in pre-screening various reporting for accuracy and completeness prior to sharing with Executive for final review.
• Prepare or modify documents such as internal and external presentations, correspondence, reports, memos and emails.
• Display sensitivity to tight deadlines as well as to multiple and changing priorities.
• Prepare for meetings including determining internal deadlines and coordinating to ensure that department anchors and priorities are reflected accurately. and
• Update and develop materials according to client standards before submission and review.
• Follow up and Act as a liaison with various individuals both internally and externally, at all levels of the organization. Items will range from reporting, calendar management and administrative tasks involving multiple stakeholders. 
• Support the department by being the lead to coordinate conferences and special events, team meetings, booking conference rooms/meeting rooms /arranging for catering services, technical equipment, materials and serving on committees as appropriate.
• Other administrative support such as filing and photocopying as required.
• Ad hoc assignments as required

Qualifications:

• 7+ years of Executive Assistant experience. Experience in sourcing, procurement and/or retail is considered a strong asset.
• Proficiency in MS Office with exceptional skills in PowerPoint and a keen attention to detail and high degree of accuracy.
• Superior written and oral communication skills.
• Proficient with business and personal errands
• Excellent interpersonal skills with the ability to foster and develop strong internal and external relationships.
• Able to manage sensitive business information in a confidential and professional manner.
• Superior organizational and time management skills, with the demonstrated ability to work effectively in a fast-paced environment, and juggle multiple priorities
• Organized and able to move quickly within a fast-paced environment
• Strong ability to prioritize multiple projects and manage time well
• Exceptional interpersonal skills in order to effectively source information, obtain approvals and build relationships
• Self-starter, proactive, and flexible
• Polished and professional disposition
• Exhibits Loblaw Companies CORE values and Blue culture to deliver results.
• Travel may be required

Notre engagement envers la durabilité et l'impact social est un élément essentiel de notre façon de faire des affaires. Nous concentrons notre attention sur les domaines où nous pouvons avoir le plus grand impact. Notre approche de la durabilité et de l'impact social repose sur trois piliers - l'environnement, l'approvisionnement et la communauté.  Nous recherchons constamment des moyens de faire preuve de leadership dans ces domaines importants. Nos valeurs ÊTRE – Engagement, Tient à coeur, Respect et Excellence – guident toutes nos prises de décision et prennent vie à travers notre culture bleue. Nous offrons à nos collègues des carrières progressives, une formation complète, de la flexibilité ainsi que les nombreux avantages compétitifs - voici quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles nous sommes classés au palmarès des meilleurs employeurs du Canada, au palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada, au palmarès des employeurs les plus verts au Canada et au palmarès des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada.

Si vous ne savez pas si votre expérience correspond à toutes les exigences ci-dessus, nous vous encourageons à postuler quand même. Nous recherchons des perspectives de candidatures variées, qui incluent des expériences diverses que nous pouvons ajouter à notre équipe.

Nous nous concentrons depuis longtemps sur la diversité, l'équité et l'inclusion, car nous savons que cela fera de notre entreprise un meilleur lieu de travail et de magasinage. Nous nous engageons à créer des environnements accessibles pour nos collègues, candidats et clients. Les demandes d'aménagement en raison d'un handicap (qui peut être visible ou pas, temporaire ou permanent) peuvent être faites à n'importe quel stade de la demande et de l'emploi. Nous encourageons les candidats à faire connaître leurs besoins en matière d'accommodation afin que nous puissions offrir des opportunités équitables.
 
Veuillez noter:
Les candidats âgés de 18 ans ou plus doivent effectuer une vérification des antécédents criminels. Les détails seront fournis lors du processus d’embauche.

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